Uno de los primeros retos que toda pequeña y mediana empresa debe enfrentar en sus primeros pasos de vida es la organización y monitoreo financiero. Mantener esta información actualizada es fundamental para el negocio ya que nos permitirá afrontar retos financieros, pagar impuestos, obtener beneficios fiscales y acceder a nuevas opciones de financiamiento.
Organiza y monitorea tu información financiera
Es indispensable conocer los conceptos básicos que te permitirán estar al tanto de tu información financiera y empezar a estructurar un sistema que te ayude a mantener en correcto control el registro de la información financiera de tu negocio para tomar las mejores decisiones.
1. Conoce tu balance general
El resumen que presenta el panorama financiero de tu empresa en el momento. Incluye lo que tu negocio tiene y lo que debe.
- Activos: como vimos en lecciones pasadas, todos los bienes y derechos sobre propiedades y todo aquel instrumental que te permiten generar utilidades.
- Pasivos: las deudas contraídas y pagos que tu empresa debe realizar. Las cuentas por créditos, préstamos, etc.
- Capital: son las aportaciones y utilidades retenidas de la empresa o de los socios.
2. Realiza un estado de resultados.
Este es un estado de ganancias y pérdidas que puede componerse por:
- Ingresos obtenidos durante un ejercicio contable.
- Costos fijos y variables que requieren la manufactura de tus productos o servicios.
- Los gastos de tu negocio, capital no retornable
3. Conoce el estado de cambio en capital contable.
Son los cambios en el capital contable y las utilidades reinvertidas durante el periodo. Se compone de saldos iniciales y finales de capital, emisiones de acciones, utilidad neta o dividendos.
4. Reconoce el estado de flujo de efectivo.
Reporta las entradas y salidas de dinero en efectivo del periodo contable. Se trata de dinero pagado a proveedores o cobrado a clientes. La compra de equipo o efectivo prestado del banco.
Con estos elementos a la mano podemos empezar a organizar nuestra información financiera con estos estos pasos:
1. Organiza, identifica y archiva toda la información del ejercicio económico de tu negocio. Crea archivos y mantenlo al día.
2. Clasifica tus facturas de clientes y proveedores en orden cronológico y por cliente o proveedor.
3. Archiva los documentos relacionados al pago de impuestos y responsabilidades fiscales.
4. Clasifica los documentos de tu personal de confianza así como sus altas al Seguro Social y documentos relacionados con la gestión de recursos humanos.
5. Ayúdate de la tecnología para llevar a cabo tu contabilidad, registro de ingresos egresos, y otros elementos que te ayuden a la organización de información digital.
Razones financieras principales
Las razones financieras son indicadores que sirven para medir el desempeño económico y financiero de un negocio.
La información contable que se resume en los estados financieros puede ser interpretada de acuerdo a dichos indicadores que analizan todas las partes que componen tu estructura financiera.
Estas son:
1. Razones de liquidez
Te permiten identificar tus índices de liquidez. Consiste en el análisis de estos indicadores:
- Capital neto de trabajo: es cuando se restan los activos circulantes al pasivo circulante. Mientras los pasivos circulante sean menores, la empresa gozará de liquidez en el corto plazo.
- Razón circulante: es cuando se divide el activo circulante entre el pasivo circulante. Te dice cuantas veces puedes pagar con tus activos circulantes o con tus deudas a corto plazo, se recomienda como mínimo que sea un ratio de uno a uno.
- Prueba ácida o del ácido: es cuando al activo circulante se le restan los inventarios y el resultado se divide entre el pasivo circulante, se recomienda como mínimo que sea un ratio de uno a uno.
2. Razones de endeudamiento
Son las que permite identificar hasta qué punto tu empresa está endeudada y hasta qué punto tiene la capacidad para asumir sus compromisos.
- Medidas de apalancamiento: la cantidad de deuda que se usa para respaldar las operaciones y recursos de un negocio, estas pueden ser dos:
- Apalancamiento de pasivo.
- Apalancamiento de activos.
3. Razones de rentabilidad
Estos indicadores miden el grado de rentabilidad que genera la empresa gracias a sus ventas.
ROE
Siglas en inglés para Rendimiento Sobre el Capital (Return On Equity) sirve para conocer cómo se emplean los capitales de un negocio. Mientras más alto sea el ROE, mayor rentabilidad tendrá el negocio en función de los recursos que genera para su financiamiento.
Se calcula dividiendo la Utilidad neta entre el Capital Contable y el resultado se expresa en porcentaje.
Utilidad neta/ Capital Contable = %
Para conocer el Periodo de Recuperación se divide el Capital Contable entre la Utilidad Neta.
Capital Contable/ Utilidad neta= %
ROA
Son las siglas en inglés para Retorno de los Activos (Return On Assets). Es el rendimiento sobre activos operativos. Se emplea para medir la eficiencia operativa de un negocio. Es un rendimiento anterior de los gastos financieros e impuestos. Se usa para evaluar a los administradores y la capacidad de la empresa generar rendimiento con la utilización de activos.
Se calcula dividiendo la Utilidad de la Operación entre el Promedio de Activos Totales con un total que expresa en porcentajes.
Utilidad de Operación/Promedio de Activos Totales durante el periodo= %
ROI
Expresa Retorno de Inversión (Return of Investment) son los resultados de valor económico obtenidos por la inversión. Resultados obtenidos a partir de la cantidad de recursos invertidos.
Se expresa con la fórmula:
(Beneficio Obtenido - Inversión)/inversión= %
4. Razones de cobertura
Miden la capacidad de tu negocio para asumir los gastos que generan los cargos fijos de las deudas de la empresa. Se conocen como cobertura de intereses y servicios de intereses.
Establece un plan financiero
El plan financiero de tu negocio es el resumen de las acciones que deberás emprender para llevar adelante las finanzas de tu empresa.
Para conformar este plan se requiere un conocimiento profundo de tu información económica y financiera, pero si eres un empresario novato puedes iniciar por:
- Reconocer tu punto de equilibrio: parte por el uso del sentido común: ¿Cuál es tu ingreso? y ¿Cuánto necesitas ganar para que tu negocio se mantenga? Con esto puedes determinar cuántas unidades debes vender.
Ingresos - Costos Variables - Costos Fijos - Gastos = 0
Conocer el punto de equilibrio, es la pieza fundamental para crear un plan financiero y dejar atrás los miedos de no saber hacerlo, con ayuda de este curso podrás iniciar uno hoy mismo. A partir de aquí te será menos complicado:
- Conocer tus estados financieros
- Determinar el capital necesario que tu empresa necesitará para consolidarse.
- La disponibilidad de dicho capital en el tiempo que se requiere y analizar todas las fuentes de financiamiento.
- Llevar a cabo un control de tu información financiera para comprobar que tus recursos se aprovechan idealmente.
- Presentar un esquema de soluciones ante posibles imprevistos frutos de factores externos que puedan afectar a tu empresa.
- Realizar un plan de compensación que ayude a la productividad de todos tus colaboradores de acuerdo a los objetivos de tu negocio.
Con estos pasos tendrás un plan firme que te permita avanzar de acuerdo a información real, oportuna y que le permita a tu negocio contar con la seguridad de ir en el camino correcto.
Separa tus finanzas personales de las de la empresa
Sin duda el ejemplo perfecto de una mala práctica en el mundo empresarial es combinar tus cuentas personales con las de tu negocio.
Se trata de esos momentos donde usas la cuenta de tu negocio para pagar tu luz, tu renta, tu vehículo etc. Pero hacer lo contrario, es decir, gastar tu dinero personal en gastos empresariales tampoco es recomendable.
Si bien es cierto que las finanzas de tu empresa son parte de tu patrimonio, debes considerar que ella funciona como ente aparte y debe mantener su propio orden en sus presupuestos.
Estas son algunas consecuencias que trae mezclar tus finanzas personales con las de tu empresa:
1. Tener cuentas mezcladas dificulta el acceso a créditos empresariales
Si te encuentras ante la posibilidad de crecer tu negocio, herramientas como los créditos empresariales te pueden ayudar en tus planes de inversión o expansión.
Si no mantienes claros los estados financieros de tu empresa, será mucho más complicado que cualquier entidad financiera confíe en tu empresa para otorgarle un crédito. Recuerda que uno de los requisitos para acceder a este tipo de oportunidades es mantener cuentas claras sobre las finanzas de tu negocio.
2. Complicas tu contabilidad
Al momento de elaborar informes de contabilidad, resultará enredado resolver el origen y el destino de algunos recursos.
Con cuentas mezcladas, elaborar la contabilidad de tu empresa resulta en una misión tardada y que implica un doble trabajo, ya que una vez que logras separar tus ingresos y egresos personales con los del negocio, debes elaborar un informe distinto de cada rubro.
3. Es más difícil tomar decisiones para tu negocio
Si no sabes en qué punto se encuentra tu empresa , mucho menos podrás saber hacia dónde avanzar. Cargarle a tu cuenta empresarial tus gastos personales reduce las ganancias que el negocio necesita para operar de manera sustentable.
4. Usar el dinero personal en tu empresa puede traer mayores pérdidas
Si has estado ante una situación complicada quizás hayas considerado oportuno darle una “ayudadita” a tu empresa.
Sin embargo, considera el factor de riesgo que arrojen tus estados financieros y comprueba si vale la pena inyectar capital a un negocio que tal vez no está funcionando de la mejor forma posible.
Considera pedir ayuda financiera
Conocer cada uno de los aspectos financieros de tu negocio y que estos te permitan tomar las mejores decisiones posibles, es una tarea muy complicada para una sola persona. Puede que tu enfoque se encuentre en la operatividad de tu negocio pero mientras más grande sea, más difícil será abarcar cada uno de los departamentos. Esto puede derivar en pérdida de la información, perder beneficios fiscales por falta de comprobaciones o gastos inadecuados en la administración diaria. Además, perder el control financiero de un negocio te puede cerrar las puertas para obtener un crédito empresarial que te ayude a incrementar tus posibilidades.
Considera contratar los servicios de personas dedicadas a tareas especializadas ya se a de forma interna o externa, así como contar con asesores financieros que se dediquen a los números del negocio, de esta forma tú podrás ocuparte en lo que más te gusta.
